女子和男子在办公室讨论业务相关的消息

业务活动

图片来源:© 劳工组织/Apex Image

改革增效  

联合国大会一再指示联合国需落实调整。在四年度全面政策审查相关的两项最新决议中,大会特别指示,“通过合并国家一级的支助服务,减少职能重复以及行政和交易费用,从而追求更具成本效益的支助服务;以及要求整个联合国系统对2030 年可持续发展议程提供综合支助。”

在不同决议对潜在增效估值(大会第67/226号和第71/243号决议)的基础上,秘书长设定的效率议程目标对应的美元价值为3.1亿美元,由联合国系统内各类行为者制定和实施:

  1. 业务活动战略; 
  2. 共同后台办公室; 
  3. 共同房地; 
  4. 区域和全球共同服务中心; 
  5. 新一代联合国国家工作队;以及   
  6. 将联合国信息中心纳入驻地协调员办公室。 

上述效率干预措施得到联合国可持续发展集团业务创新小组定义的三个关键动力的支持: 

  1. 标准化的客户满意度原则,以保障所提供服务达到最低质量标准。
  2. 标准化的成本计算和定价原则,以建立共同标准,明确联合国全系统确定服务的价格和成本的方式;以及   
  3. 相互承认原则,若得到认可,若联合国某实体能够更有效地提供服务,则其他联合国实体可从这个联合国实体获得服务。 

其他有助于增效的现有项目归根结底也与上述原则息息相关。例如,若将通过共同后台提供服务或区域和全球共享服务中心提供服务的机制纳入新模式,多国办事处的审查效率就有望提高。区域化项目的重点是设计新的区域架构,如区域和全球服务中心提供不受地点限制的服务这一概念得到充分运用,就可能实现增效。 

这些干预措施统称为“效率议程”。为提高联合国系统效率,将有更多项目进入上述项目范围,联合国全系统的增效机会逐渐浮现,效率议程也随之扩张。

联合国可持续发展集团业务创新工作组  

为响应联合国秘书长2017年6月30日对发展系统的报告,联合国可持续发展集团/业务创新工作组将根据联合国可持续发展集团2016年愿景报告提出的业务活动作用以及高管会战略,致力于后台职能管理转型变革,以显著提高联合国系统的资金效益。 

联合国可持续发展集团和管理问题高级别委员会(高管会)成员以及助理秘书长/决策层观察员均可成为联合国可持续发展集团业务创新工作组成员。两位共同主席来自高管会。 

联合国可持续发展集团主要侧重于在国家一级取得成果,同时也认识到,如无自上而下的政策制定,联合国系统就无法实现业务活动转型。联合国可持续发展集团业务创新工作组围绕可能促进政策形成的创新,主动与高管会展开合作。作为高管会的客户,联合国可持续发展集团业务创新工作组将征询高管会的政策决策能力,并将其结果以结构化的方式呈现高管会。为增进两者关系,一位来自联合国可持续发展集团业务创新工作组的共同主席将负责与高管会的联络,确保与高管会保持有效的双向沟通。 

联合国可持续发展集团业务创新工作组的交流原则

  • 结果优化:国家一级成果是试金石。 
  • 打破壁垒:目的是克服联合国组织内部和/或组织之间的分散性,利用规模经济实现增效。
  • 转型,而非增量:这项工作进行的基础存在如下假设,即联合国国家工作队领导下,业务活动的增效成果已枯竭殆尽,只有通过转型才能实现收益最大化。这就需要总部一级充分参与和决策。 
  • 参与进来:雄心壮志和主动参与能推动改革。各组织应该积极合作,共同进行惠及所有人的改革。 

联合国可持续发展集团业务创新工作组

联合国可持续发展集团业务创新工作组(工作组)将设立工作队,并设定具体、可执行、有时限的目标交付成果。工作队将通过工作组向联合国可持续发展集团提出建议。工作队将在内部商定工作安排、编制权责范围并提交工作组审核。  

在发协办的支持下,工作队将与总部、地区和国家一级的相关人员协商后提供基于证据的分析。 发协办将提供一个知识管理平台,以提供工作组所需的区域和国家一级的数据。发协办还将代表两位共同主席协调和支持联合国可持续发展集团业务创新工作组和工作组的工作。必要时,发协办还将帮助协调与高管会共同开展的所有工作。 

联合国可持续发展集团业务创新工作组全年内采纳各工作队的建议,每年召开两次会议。 

业务活动战略 

业务活动战略是指导联合国国家一级业务活动的框架。在共同业务活动中,业务活动战略协助国家工作队在方案交付方面的战略规划、管理、监测和报告工作。 

若联合国国家工作队有意提高共同业务活动质量和成本效益,业务活动战略是值得推荐的灵活工具。 

业务活动战略通过改善国家一级的业务活动来实现目标,常见方式包括以下几种:消除业务活动中的重复流程;利用联合国的共同采购流程;以及充分实现规模经济。 

业务活动战略反映了不同机构联合开发的共同服务,但不涉及也不取代单个机构的活动计划。业务活动战略所指的共同服务并不一定是所有机构共享的服务,可以是两个或更多机构共享的共同服务。 

业务活动战略支持共同业务活动创新。若结合有助于方案实施的高质量、高成本效益的服务新途径,业务活动战略即可发挥作用。落实业务活动战略的联合国国家工作队可选择满足其质量、灵活性和成本效益需求的共同服务。 

业务活动战略提出了协定共同服务领域(结果),并在此基础上对共同服务(产出)排定优先次序和实施。业务活动战略涉及的共同服务项目可能来自下方六个共同服务领域中的任何一个:

  • 采购 
  • 信通技术 
  • 人力资源 
  • 金融 
  • 后勤 
  • 行政 

*包括共同设施/房地

共同后台办公室 

共享服务中心(包括全球、区域或共同后台办公室)不是作为集中化的机构职能部门运行,而是作为内部的客户服务中心,提供服务并向客户收费,并将规定成本、时间和质量绩效管理的服务水平协议作为合同协议。无论是联合国还是私营机构,共享服务中心实现质量和成本效益的原则是一样的: 

  • 标准化:通常由企业和/或联合国可持续发展集团一级推动,标准化涉及流程协调,以实现不同机构能通过通用流程提供一系列服务。 
  • 统一化:将联合国在全球、区域或地方一级的服务中心胺类型统一化,并创建“单一服务窗口”,为客户提供一系列服务;以及  
  • 优化及重新设计:服务完成标准化和统一化后,服务中心可重新设计服务流程,以达到客户所需的最大效率和质量标准。 

联合国的全球、区域和地方服务中心提供一系列服务,其中部分服务仅面向内部客户(机构在一国的办事处),而其他服务则向其他机构、公司、区域或地方办事处等“外部”客户开放。服务中心最重要的作用在于为客户(机构)提供根据预期质量/成本考虑来采购服务选择权,包括内部还是外部客户。这些服务中心形成了内部市场,让各机构都能找到最能反映其质量和预算需求的服务。另一方面,联合国支持国家级方案业务支助服务的效率和效果也得以提高。

共同后台办公室是国家级服务中心。它是业务活动战略的逻辑延伸:对于业务活动战略反映的共同开发和执行具有经济性的所有服务,共同后台则作为服务提供平台。共同后台办公室由各个专职工作人员团队组成,他们负责实施业务活动战略体现的部分或全部共同事务。 

通过建立地方服务中心,国家一级形成了集中的业务支持能力,为联合国提供了一个独特的机会,将某些(部分)流程“外包”给当地集中的内部服务提供商(社区组织)。如此一来,各机构能将资源集中在核心活动上,通过消除支助服务的职能重复,降低落实方案所需的业务支助成本。 

因此,业务活动战略解决了上文中导致可持续性问题的三个因素,因为战略能够: 

  1. 通过统一的综合服务台提供一般支助服务,意在避免国家一级一般支助服务的职能重复。同样的经济性原则也促使各机构建立区域和全球服务中心,不过后两者规模较小。 
  2. 提高服务质量,建立以客户为导向的管理系统,提供服务时重点关注客户的需求和看法;让客户能够监测服务质量,并在质量水平不及预期时求助;以及 
  3. 建立专注于特定支助职能的部门,提高支助服务质量,以减轻机构支持人员压力,让他们能专注于战略任务相关的业务支助。
     

共同房地

联合国各组织共同房地是秘书长提出的联合国改革方案的重要组成部分。共同房地旨在在联合国工作人员之间建立更密切的联系,并以具有成本效益的方式强化联合国在国家一级的一体化形象。 

共同房地工作组

联合国可持续发展集团共同房地和设施服务工作组是一个机构间小组,负责为有意参与联合国之家/联合国共同房地翻新、建设和/或搬迁项目的联合国国家工作队提供指导和工具、对增效解决方案进行研究并提出建议,以及增加世界各地的联合国之家/联合国共同房地的数量。 

共同房地

共同房地是指将在同一国家开展活动的两个或更多的联合国驻地实体安置到同一地点。共同房地可在国家和国家以下各级建立,机构合用同一地点、共用支助服务。 

共同房地是实现各机构间共用服务、共享服务*的主要推手,是联合国在国家一级协调共同业务工作的一部分。若联合国国家工作队制定了业务活动战略,则其目标就会在当地业务活动战略中得以体现。国家和国家以下各级可设有一个以上的共同房地。 

建立共同房地的主要目的是实现现有资源的更大效用: 

  1. 通过降低运营成本实现成本效益 
  2. 有效利用共享资源 
  3. 加强安保
  4. 形成国家和国家以下各级作为统一机构的形象 
*共享服务是指在同一个国家开展活动的两个或以上的联合国驻地实体,无论这些实体是否安置在共同房地,它们都可能达成双边协议,以实现与设立共同房地相似的目标。 

联合国之家

根据联合国可持续发展集团的建议,只有在符合下列最低条件的情况下才能授予联合国之家之名:

1.    符合建立共同房地的最低标准。
2.    联合国之家必须包括联合国驻地协调员办公室。 

联合国之家不一定是独栋建筑,也可能包括联合国之家附属建筑的卫星房地。任何国家都只有一个联合国之家。 

 

相互承认

相互承认旨在让联合国组织更好地发展伙伴关系,并从不同联合国组织的比较优势中受益;在实现联合国总体使命、2030年可持续发展目标和执行联合国组织具体任务时加强协作;同时尽可能降低交易成本。 

相互承认主要指联合国组织执行管理层“事先核准”办事处获取和使用联合国其他组织的政策、流程和资产。在人道主义紧急情况下,以及发展大背景下,相互承认原则让联合国组织能尽速以最低交易成本开展合作,并从联合国已及之处获益。 

相互承认政策可能适用于车辆、无线电和办公室等资产,以及采购、招聘、信通技术、后勤、旅行、礼宾等支助服务。 

 

 

联合国可持续发展集团主要侧重于在国家一级取得成果,同时也认识到,如无自上而下的政策制定,联合国系统就无法实现业务活动转型。