Woman and man discuss business-related news in the office

Операционная деятельность

Фото: © ILO/Apex Image

Реформирование и эффективность 

Генеральная Ассамблея ООН, особенно в двух своих последних резолюциях о четырехгодичном всеобъемлющем обзоре политики, указала на необходимость осуществления изменений в ООН с целью обеспечения «более экономически эффективных вспомогательных услуг путем сокращения дублирования функций и административных и операционных издержек за счет консолидации вспомогательных услуг на страновом уровне; и положения об оказании комплексной поддержки в рамках всей системы ООН по осуществлению Повестки дня в области устойчивого развития на период до 2030 года». 

Исходя из оценок, представленных в различных документах о потенциальном повышении эффективности (резолюции ГА 67/226 и 71/243), Генеральным секретарем был установлен целевой показатель для программы повышения эффективности в размере, эквивалентном 310 млн долларов США. Программа повышения эффективности должна быть разработана и реализована широким кругом участников в рамках системы ООН:

  1. Стратегия операционной деятельности (СОД)
  2. Общая структура вспомогательного обслуживания (бэк-офисы) 
  3. Общие помещения (ОП)
  4. Новое поколение Страновых команд ООН
  5. Включение информационных центров ООН в состав Канцелярий постоянных координаторов

Эти мероприятия по повышению эффективности поддерживаются тремя ключевыми факторами, определенными Группой по инновационной деятельности (ГИД, англ. Business Innovations Group) Группы ООН по устойчивому развитию:

  1. Стандартизация принципов оценки удовлетворенности получателей услуг для обеспечения минимальных стандартов качества предоставляемых услуг;
  2. Стандартизированное ценообразование и расчет затрат для установления общих стандартов, определяющих порядок калькуляции цены и стоимости услуг в рамках всей системы ООН; и
  3. Взаимное признание, которое после получения одобрения позволяет одной структуре ООН пользоваться услугами другой структуры ООН, если последняя может предоставлять услуги более эффективно.

Другие текущие проекты, способствующие повышению эффективности, могут быть также связаны с вышеуказанными пунктами. Например, обзор многострановых офисов (МСО) может обеспечить повышение эффективности, если новая структура будет включать предоставление услуг либо через общие бэк-офисы, либо через региональные и глобальные центры совместного обслуживания. Аналогичным образом, проект регионализации, который в первую очередь связан с разработкой новой региональной архитектуры, может обеспечить повышение эффективности, если он разработан таким образом, чтобы использовать преимущества региональных и глобальных центров обслуживания для оказания услуг, которые могут предоставляться удаленно.

В совокупности эти мероприятия называются «программой повышения эффективности». Поскольку со временем к вышеупомянутым проектам могут добавиться новые проекты, направленные на повышение эффективности системы ООН, сфера действия программы эффективности может быть расширена с учетом новых возможностей для повышения эффективности, выявленных в системе ООН.

Группа по инновационной деятельности ГООНУР

В соответствии с докладом Генерального секретаря ООН о системе развития от 30 июня 2017 года, задача ГООНУР-ГИД заключается в реальном повышении эффективности использования средств в системе ООН путем трансформационных изменений в управлении функциями бэк-офисов, как указано в Концептуальном документе ГООНУР от 2016 года о деловых операциях, а также в стратегии Комитета высокого уровня по вопросам управления (КВУУ).

Членство в ГООНУР-ГИД открыто для членов ГООНУР и КВУУ, и наблюдателей на уровне ПГС или других высоких должностей руководящего уровня. Сопредседателями ГИД являются два члена КВУУ.

Группа ООН по устойчивому развитию (ГООНУР) в первую очередь ориентирована на достижение результатов на страновом уровне и признает, что преобразование операционных методов работы системы ООН может быть достигнуто только путем централизованного принятия решений на уровне руководящих органов. ГООНУР-ГИД намерена активно сотрудничать с КВУУ для разработки инновационных подходов, которые в свою очередь могут привести к выработке стратегических решений. Как «клиент» КВУУ, ГООНУР-ГИД будет стремиться максимально эффективно использовать опыт КВУУ в области принятия стратегических решений, а также представлять свои выводы КВУУ в структурированном формате. Для содействия этому сотрудничеству один из сопредседателей ГООНУР-ГИД будет выступать в качестве связующего звена между Группой и КВУУ, обеспечивая непрерывную коммуникацию между двумя органами.

ГООНУР-ГИД – Принципы взаимодействия

  • Оптимизация результатов. Результаты на уровне страны –  главный показатель эффективности.
  • Сокращение разобщенности. Цель – свести на нет фрагментацию как внутри, так между отдельными организациями ООН, чтобы добиться повышения эффективности за счет увеличения масштаба.
  • Масштабные преобразования, а не постепенные изменения. Работа будет проводиться исходя из предположения, что повышение уровня эффективности операционной деятельности, достигнутое за счет усилий со стороны страновых команд ООН, практически достигло своего лимита. Таким образом, чтобы достичь намеченных результатов, необходимо провести масштабные преобразования, которые в свою очередь требуют полной приверженности и принятия решений на уровне штаб-квартиры.
  • Участие. Стремление достичь цели и вовлеченность – движущие силы реформы. Организации системы ООН должны с энтузиазмом участвовать в осуществлении реформы, которая принесет пользу всем.

Рабочие команды ГООНУР-ГИД

ГООНУР-ГИД планирует создание рабочих команд, перед которыми будут поставлены конкретные и реалистичные задачи, ограниченные по срокам выполнения. Эти рабочие команды будут предоставлять свои рекомендации ГООНУР через ГООНУР-ГИД. Члены рабочих команд будут договариваться внутри команд об организации рабочих процессов и подготавливать ТЗ, которые позже будут рассматриваться и утверждаться ГООНУР-ГИД.

После исчерпывающих консультаций с соответствующим персоналом штаб-квартиры, а также на регионального и странового уровней, организованных при поддержке УКР, рабочие команды будут заниматься проведением эмпирических исследований. Со своей стороны УКР также обеспечит рабочим командам доступ к платформе управления знаниями (Knowledge Management Platform) для получения необходимых данных регионального и странового уровней. Помимо этого, УКР, от лица сопредседателей Группы, также будет оказывать необходимую поддержку и помощь в координации работы ГООНУР-ГИД и рабочих команд, и при необходимости координировать любую совместную работу с КВУУ.

ГООНУР-ГИД будет принимать рекомендации рабочих команд в течение года и проводить заседания два раза в год.

 

Стратегии операционной деятельности (СОД)

Стратегия оперативной деятельности (англ. Business Operations Strategy) – это основа для проведения операционной деятельности ООН на страновом уровне. СОД является вспомогательным инструментом страновых команд ООН при осуществлении стратегического планирования, управления, мониторинга и составления отчетности о поддержке реализации программ посредством общих деловых операций.

СОД – это гибкий инструмент, рекомендованный страновым командам ООН, стремящимся повысить качество и экономическую эффективность совместной операционной деятельности.

СОД выполняет свои задачи помогая улучшить процесс ведения операционной деятельности страновом уровне, что может достигаться несколькими способами: устранение дублирования процессов в рамках операционной деятельности, использование общих закупочных функций ООН, и используя эффект экономии за счет масштаба.

СОД применятся к общему обслуживанию, совместно разработанному двумя или более учреждениями, и не включает и не заменяет операционные планы отдельных учреждений. Общие услуги в рамках СОД не обязательно должны быть общими для всех учреждений, скорее это могут быть общие услуги, совместно используемые двумя или более учреждениями.

СОД способствует инновации процесса общей операционной деятельности и, в сочетании с новыми способами предоставления качественных и экономически эффективных услуг, способствующих реализации программ, имеет высокую результативность. Страновые команды, использующие СОД, имеют возможность выбирать общие услуги, которые отвечают их потребностям по качеству, гибкости и экономической эффективности.

СОД представляет собой согласованную операционную линию в рамках общих услуг, нацеленных на долгосрочные результаты, в рамках которых сами услуги (краткосрочные результаты) осуществляются в порядке приоритетности. Общие направления услуг в рамках одной из СОД могут включать:

Graphic shows icon that represent the six common service lines: Procurement, ICT, HR, Finance, Logistics and Administration.
Подпись: Сверху вниз слева направо: Закупки; Информационно-коммуникационные технологии; Управление персоналом; Финансы; Логистика; Администрирование*  *включая общие помещения

Общая структура вспомогательного обслуживания 

Центр совместного обслуживания, включая глобальные, региональные или общие бэк-офисы (англ. Common Back Office), вместо того чтобы осуществлять свою деятельность как централизованная корпоративная функция, ведет свою деятельность как внутренний центр обслуживания клиентов, взымающий плату за предоставляемые услуги, и использует соглашения об уровне обслуживания в качестве контрактного соглашения, в котором прописана стоимость, сроки и критерии качества работы. Будь то в ООН или в частном секторе, центры совместного обслуживания стремятся к достижению высоких стандартов качества и сокращению затрат на основе одних и тех же принципов:

  • Стандартизация: как правило осуществляется на корпоративном уровне и/или уровне ГООНУР и связана с гармонизацией процессов для создания ряда услуг, которые могут предоставляться несколькими агентствами на основе единых процессов;
  • Консолидация: в зависимости от типа центра обслуживания, консолидация в ООН происходит на глобальном, региональном или местном уровне, работая по принципу «одного окна» – концентрируя весь спектр услуг, предоставляемых клиетнам, в одном месте; и
  • Оптимизация и модификация: центр обслуживания может модифицировать процессы оказания услуг для достижения максимальной эффективности и стандартов качества, определяемых потребностями клиента.

Глобальные, региональные и местные центры обслуживания в ООН предоставляют ряд услуг, некоторые из которых доступны только «внутренним» клиентам (страновым отделениям агентств), в то время как другие услуги открыты для «внешних» клиентов, таких как другие корпоративные, региональные или местные отделения агентств. Самым важным результатом работы таких сервисных центров является то, что они создают возможность для клиентов (агентств), как внутренних, так и внешних, получать услуги, исходя из ожидаемого соотношения качества и стоимости. В совокупности эти центры обслуживания создают внутренний рынок, где агентства могут найти услуги, которые в точности отвечают их потребностям с позиции качества и финансовым возможностям с позиции цены. Это, в свою очередь, повышает эффективность и результативность служб операционного сопровождения ООН, которые оказывают поддержку нашим программам на страновом уровне.

Общая структура вспомогательного обслуживания или общий бэк-офис – это центр обслуживания, действующий на уровне страны. Он является логическим продолжением СОД: только если СОД – это стратегия, охватывающая все общие услуги, которые имеют смысл для совместной разработки и реализации с экономической точки зрения, то общий бэк-офис – это платформа предоставления услуг, состоящая из отдельных сотрудников, которые несут ответственность за реализацию некоторых или всех общих услуг, перечисленных в СОД.

Развитие потенциала для централизации услуг по операционному сопровождению на страновом уровне посредством создания местных сервисных центров предоставляет ООН уникальную возможность передать определенные процессы – полностью или частично – централизованному, внутреннему поставщику услуг, в данном случае – общему бэк-офису. Это позволяет учреждениям сосредоточить свои ресурсы на основной деятельности и снизить затраты на операционное сопровождение реализации программ за счет исключения дублирования усилий в структуре поддержки.

Таким образом, общие структуры вспомогательного обслуживания или бэк-офисы решают стразу три задачи, в том числе, относящиеся к вопросу устойчивости, о котором говорилось в предыдущем разделе:

  1. Помогают избегать дублирования функций в рамках общей вспомогательной деятельности на страновом уровне путем предоставления услуг через централизованную службу поддержки. Те же экономические принципы, руководствуясь которыми агентства создают региональные и глобальные центры обслуживания, также мотивируют создание менее масштабных местных центров обслуживания;
  2. Помогают повысить качество предоставляемых услуг путем создания клиентоориентированной системы управления, учитывающей потребности и ожидания клиентов, давая последним возможность контролировать качество услуг и предоставляя административную поддержку в том случае, если качество выполнения услуги не соответствует ожиданиям; и
  3. Помогает создавать специальные группы специалистов для выполнения определенных вспомогательных функций с целью повышения качества предоставляемых услуг и снижения нагрузки на вспомогательный персонал агентства, давая им возможность сосредоточиться на выполнении операционных вспомогательных услуг, связанных с приоритетными обязанностями.

Общие помещения

Совместное использование помещений организациями системы ООН – важная составляющая программы по реформированию ООН, разработанной Генеральным секретарем. Цель такого использования заключается в установлении более тесных связей между сотрудниками Организации Объединенных Наций и содействии более единого и более экономически эффективного присутствия Организации на страновом  уровне. 

Рабочая команда по общим помещениям 

Рабочая команда по общим помещениям и их обслуживанию (англ. Task Team on Common Premises and Facility Services – TTCP+FS) Группы ООН по устойчивому развитию – это межучрежденческая группа, задачей которой является предоставление рекомендаций и инструментов для страновых команд ООН, планирующих участие в проектах по реконструкции, строительству и/или релокации общих помещений Дома ООН или общих помещений ООН по всему миру, а также изучение текущей ситуации и предоставление решений, направленных на повышения эффективности и увеличение числа общих помещений Дома ООН или помещений ООН по всему миру.

Общие помещения

Общие помещения подразумевают совместное размещение двух или более подразделений Организации Объединенных Наций, постоянно присутствующих в той или иной стране. Общие помещения могут быть созданы на национальном и административно-территориальном уровне. В силу своего совместного размещения такие помещения обычно обслуживаются общими службами по оказанию услуг.

Общие помещения являются ключевым фактором, обеспечивающим предоставление общих услуг и совместно используемых услуг* между учреждениями, и составляют неотъемлемую часть усилий Организации Объединенных Наций по гармонизации общих операций на страновом уровне. Цели и задачи отражены в местной Стратегии операционной деятельности (СОД), при условии, что страновая группа ООН имеет такую СОД. На национальном и административно-территориальном уровне может находиться более одного такого помещения.

Основными целями создания общих помещений являются достижение большей эффективности рациональное использование имеющихся ресурсов:

  1. Экономическая эффективность за счет снижения эксплуатационных расходов
  2. Эффективное и рациональное использование общих ресурсов
  3. Повышение уровня безопасности
  4. Обеспечение единого присутствия на национальном и административно-территориальном уровне
* Под совместно используемыми услугами (англ. Shared Services) понимается ситуация, когда две или более структуры ООН, присутствующие в стране на постоянной основе, независимо от того, размещаются ли они в общих помещениях или нет, имеют возможность заключать двусторонние соглашения преследующие цели, аналогичные целям создания общих помещений..

Дом Организации Объединенных Наций 

Название «Дом Организации Объединенных Наций» присваивается по рекомендации Группы Организации Объединенных Наций по устойчивому развитию при соответствии следующим минимальным критериям:

  1. Соответствует минимальным критериям для создания общего помещения.
  2. В Доме Организации Объединенных Наций должна располагаться Канцелярия постоянного координатора Организации Объединенных Наций.

Дом ООН не обязательно является отдельным зданием, у него могут быть вспомогательные помещения, которые могут называться «пристройкой к Дому ООН» (англ. United Nations House Annex). В каждой отдельной стране может быть только один Дом ООН.

 

Взаимное признание

Целью «взаимного признания» является предоставление организациям ООН возможности развивать партнерские отношения и работать вместе над выполнением общей миссии ООН, ЦУР 2030 и конкретных мандатов организаций ООН, используя сравнительные преимущества различных организаций ООН и неся при этом минимальные операционные издержки. 

Взаимное признание подразумевает, что исполнительное руководство организаций ООН предоставляет своим представительствам «заранее одобренное разрешение» на доступ и использование стратегий, процедур и активов других организаций ООН. В чрезвычайных гуманитарных ситуациях – и в контексте развития – это позволяет организациям ООН сотрудничать и извлекать выгоду из уже созданного присутствия ООН максимально быстро и с минимальными транзакционными издержками.

В принципах взаимного признания будут перечислены конкретные виды деловой практики, которые предварительно одобрены для взаимного признания и для которых не требуется дополнительного одобрения глав офисов на страновом уровне [для разрешения использования деловой практики и активов друг друга]. Взаимное признание деловой практики, не включенной в данное приложение, потребует одобрения штаб-квартиры в каждом конкретном случае. 

Возможные примеры таких активов: транспортные средства, радиостанции и офисы, и вспомогательные услуги, такие как закупки, набор персонала, ИТ, транспорт, поездки, протокол и так далее. 

Группа по устойчивому развитию в первую очередь ориентирована на достижение результатов на страновом уровне и признает, что преобразование операционных методов работы системы ООН может быть достигнуто только путем централизованного принятия решений.